Seit der Verabschie­dung des über­greifenden E-Govern­ment-Gesetzes der Bundes­regierung am 01.06.2013 sind lang­sam aber sicher auch die einzel­nen Bundes­länder mit ihrer Gesetz­gebung fertig. Bis auf drei Aus­nah­men hat jedes Bundes­land somit ein in Kraft getre­tenes E-Govern­ment-Gesetz, welches den Digi­tali­sierungs­fahr­plan für die kommen­den Jahre diktiert.

Die Bundesbehörden haben hier­für eine Vor­reiter­rolle mit dem Programm „Digitale Verwaltung 2020“, das unter ande­rem die Ein­füh­rung der E-Akte in allen Bundes­behörden bis zum Jahr 2020 sicher­stellen soll. Es zeichnet sich jedoch bereits ab, dass dieses Ziel nur schwer einzu­halten sein wird und in man­chen Behör­den gibt es bereits Pläne für mehr­stufige Modelle, die sich über die folgen­den zwei Jahre er­strecken. 2022 folgt dann bereits ein weiteres Gesetz mit Binde­frist: das OZG (Online­zugangs­gesetz). Dieses fordert, dass bis dahin alle Verwal­tungs­leistungen – auch die in Landes­behörden und Kommu­nen – online verfüg­bar sein müssen. Auch in vielen Kommu­nen schreitet das Projekt E-Akte nur lang­sam voran und eine voll­ständige Um­stellung auf den papier­losen Betrieb ist bis zum Jahr 2022 ehrgeizig.

Die Konsequenz wird sein, dass Bür­ger/in­nen ihre Be­lange zwar online vor­bringen können, die Be­arbei­tung in der Verwal­tung jedoch noch min­destens teil­weise analog ge­schehen wird und somit die Be­arbei­tungs­zeit nicht wirk­lich ver­kürzt wird. Hinzu kommt, dass manche Bundes­länder nicht ein­mal ein ver­bind­liches Gesetz ver­abschie­det haben. Folgende Auf­stel­lung zeigt, wie es in den ein­zel­nen Bundes­ländern um das E-Govern­ment-Gesetz steht. Mit einem Klick auf das Bundes­land ge­langen Sie zum ent­sprechen­den Gesetz bzw. Gesetzes­entwurf.

Während manche Bundes­länder sogar bereits fort­geschrit­tene Be­mühun­gen rund um das Thema E-Govern­ment zeigen, wie etwa den E-Government-Pakt rund um das Service­portal service-bw des Landes Baden-Württem­berg, müssen Rhein­land-Pfalz und Nieder­sachsen ihren Entwurf erst noch rechts­kräftig machen.

Was beinhaltet das E-Govern­ment-Gesetz?

Doch welche Aufgaben stehen für Kommu­nen im Rah­men des E-Govern­ment-Gesetzes eigent­lich an? Die ein­gangs er­wähnte E-Akte ist zwar durch­aus einer der größten impli­ziten Auf­gaben­stel­lungen, doch kei­nes­falls die einzige. Folgende Kern­punkte finden sich in den meisten E-Govern­ment-Ge­setzes­texten wieder:

• Elektronische Akten­führung (E-Akte)
• Elektronischer Zugangs zur Verwal­tung (auch durch OZG gefordert)
• Elektronischer Zahlungs­verkehr
• Elektronische Kommu­nika­tion (Ein­führung von DE-Mail)
• Georeferenzierung (elek­tro­nisches Grund­stücks- / Flächen­register)
• Informations­sicherheit
• Optimierung von Verwal­tungs­abläufen
• Barrierefreiheit

Diese Punkte sind alle in der Vor­lage des Bundes­gesetzes zu finden und ebenso im Groß­teil der ent­sprechen­den Landes­gesetze, die meist in An­leh­nung an das Bundes­gesetz ver­fasst wurden. Die ver­meint­lich wich­tigsten Punkte E-Akte und elek­tro­nischer Zu­gang zur Verwal­tung sind dies vor allem, weil sie eine Frist haben. Das die anderen ent­halte­nen Punkte eigent­lich die Grund­voraus­setzungen für die ge­nann­ten Um­setzungen schaf­fen, steht in keiner Aus­ferti­gung des E-Govern­ment-Gesetzes. So sollte die Doku­menta­tion und Ana­lyse von Verwal­tungs­abläufen (Pro­zess­manage­ment) ange­gangen werden, bevor Ver­waltungs­abläufe digi­tali­siert werden. Nur so kann sicher­gestellt werden, dass wirk­lich alle Abläufe be­kannt sind, alle Risiko­fakto­ren in ihnen er­kannt und be­achtet wurden und die neuen digi­talen Abläufe auf diese bereits rea­gieren können. Das Gleiche gilt auch für die Ein­rich­tung des elek­tro­nischen Zu­gangs zur Ver­wal­tung in Bezug auf die Barriere­freiheit. Viele kommu­nale Por­tale werden unter dem Zug­zwang des OZG aufge­setzt, ohne dabei die Vor­gaben der Barriere­freiheit voll­ständig zu be­achten. Diese Funk­tionen können im Opti­mal­fall zwar nach­träg­lich einge­pflegt wer­den, dies kostet jedoch letzt­lich mehr Zeit und Res­sour­cen als das Portal von vorn­herein barriere­frei zu konzipieren.

Wie geht es weiter mit E-Govern­ment?

Die Gesetzes­grund­lagen sind für fast alle Bundes­länder bereits ge­schaffen. Zumin­dest an die Frist des OZG müssen sich jedoch theore­tisch auch die wenigen Nach­zügler halten. Wie es mit der Ein­hal­tung dieser Fristen im Allge­meinen steht, ist frag­lich. Projekte wie die E-Akte und der elek­tro­nische Zugang zur Verwal­tung legen den Grund­stein für das digi­tale Zeit­alter der Kom­mune und sollten daher sorg­fältig, gut geplant und unter Ein­bezug der Mit­arbei­ter/in­nen (Digitalisierung von unten) ge­schehen. Kommu­nen, die noch nicht mit kon­kre­ten Maß­nahmen be­gonnen haben, sollten zwar schleu­nigst damit be­ginnen, es sollte jedoch klar sein, dass nicht jede Kom­mune mit jedem Fach­bereich am 01.01.2022 mit einge­führter E-Akte und voll­umfäng­lichem Online­zugang ausge­stattet sein wird.

Kommunen, die sich bereits in der Ein­führung der E-Akte be­finden, soll­ten ihr bis­heri­ges Vor­gehen evalu­ieren und über­legen, ob sie über­haupt die Grund­lagen ge­schaffen haben und ob das Projekt sinn­voll ge­plant ist. Eine nach­trägliche oder parallele Ein­führung eines Prozess­manage­ments mag zwar zu­nächst nach einer läh­men­den Auf­gabe klin­gen, kann jedoch den gesam­ten Prozess der Digi­tali­sierung enorm fördern.