Was ist eigent­lich EPK?

26. Sep. 2019 | Projekte, Prozesse

Wofür benötige ich eine EPK? Was brauche ich zur Model­lierung und wie gehe ich dabei am besten vor? Diese und weitere Fragen beant­worten wir in unserer Reihe „Was ist eigent­lich…?“.

Die Ereignisgesteuerte Prozess­kette (kurz: EPK) ist eine Model­lierungs­sprache mit deren Hilfe Prozesse grafisch darge­stellt werden können. Die EPK zeigt den logi­schen und zeit­lichen Ablauf eines Prozesses an und beachtet dabei ggf. auch Entschei­dungs­wege, Organi­sations­einheiten und Doku­mente. Die Model­lierungs­sprache entstand 1992 im Rahmen eines Univer­sitäts­projekts der Univer­sität des Saar­landes und ist seit­dem im deutsch­sprachigen Raum weit verbreitet. Sie stellt damit eine Alter­native zum inter­national etablierten BPMN-Standard dar.

EPK

Was enthält die EPK?

Das System der EPK bein­haltet verschie­dene Objekte: Ereig­nisse, Aktivi­täten, Verzwei­gungen oder Vereini­gung von Abläufen (Gate­ways), Organi­sations­einheiten und Daten­objekte. Objekte werden grund­sätzlich durch Pfeile verbunden, die die den Fluss des Arbeits­ablaufs in der Prozess­kette angeben. Gewöhn­licher­weise liest man eine EPK dabei von oben nach unten. Im Folgen­den werden alle Objekt­arten kurz vorgestellt:

Ereignisse

EPK Ereignis

Bei Ereignissen handelt sich in einer EPK immer um etwas, das passiert ist und eine Tätig­keit ein­leitet. Daher sind Ereig­nisse meist passiv formu­liert. Es dürfen keine zwei Ereig­nisse aufein­ander folgen. Die geo­metrische Form für das Ereignis ist ein Hexagon (Sechseck). Im Beispiel ist das erste Ereignis „Doku­ment geht ein“.

Aktivitäten (auch oft genannt: Funktionen, Aktionen)

EPK Aktivität

Aktivitäten beschreiben die Vor­gänge inner­halb eines Pro­zesses. Sie sind daher immer aktiv und sollten stets mit einem Verb am Ende benannt sein. Optisch zeichnen sie sich durch ein an den Kanten abge­rundetes Recht­eck aus. Im Beispiel ist die erste Akti­vität „Doku­ment prüfen“. Sie folgt auf ein Ereignis. Da Aktivi­täten stets einen ausführ­baren Vorgang kenn­zeichnen, kann ihnen immer eine Organi­sations­einheit zugewiesen werden.

Gateways (auch oft genannt: Verknüpfungen, Konnektoren)

EPK Gateway

Gateways sind die Verbindungs­stücke im EPK. Immer wenn eine Aufspal­tung oder Zusammen­führung von Arbeits­abläufen statt­findet, muss ein Gate­way verwendet werden. Optisch sind Gate­ways im EPK an ihrer Kreis­form zu erkennen. Meist steht inner­halb des Kreises, um welche Art von Gate­way es sich handelt. Es wird zwischen drei Typen unter­schieden: UND-, ODER- und EXKLUSIV-ODER-Gate­way (oft auch aus AND-, OR-, XOR-Gate­way bezeich­net). Für ein UND-Gate­way müssen ent­weder zwei Bedin­gungen erfüllt sein oder es folgen genau zwei Bedin­gungen aus einem voran­gegan­genen Ereignis oder einer Akti­vität. Im Falle des ODER-Gate­ways können es zwei oder mehr Eingangs- oder Aus­gangs­bedin­gungen sein, von denen jedoch nicht alle gegeben sein müssen. Das EXKLUSIV-ODER-Gate­way ist eine „entweder … oder …“-Entschei­dung. Dies bedeutet, dass nur eine der Optionen zu­treffen kann und darf. Die initiale Ein­ordnung des richtigen Gate­ways kann zunächst schwie­rig erscheinen, hilft jedoch im Nach­gang sehr beim Verstehen eines Prozesses.

Im Beispiel finden sich zwei Gate­ways: ein EXKLUSIV-ODER-Gate­way und ein UND-Gate­way. Das XOR-Gate­way fordert hier­bei die Beant­wortung einer Frage mit „Ja“ oder „Nein“. Beides gleich­zeitig ist logischer­weise nicht möglich.

Organisationseinheiten

EPK Organisationseinheit

Organisationseinheiten sind als Infor­mation an Aktivi­täten ange­hängt, um deut­lich zu machen, wer diese Akti­vität ausführt. Dies kann bei festen Zuständig­keiten einer bestimm­ten Person zufallen, aber auch allge­mein gehalten sein, indem die Stellen­bezeich­nung oder der Fach­bereich ange­geben wird. Optisch ist eine Organi­sations­einheit durch eine runde Außen­umran­dung mit einem senk­rechten Strich auf der linken Seite gekenn­zeichnet. Zudem ist die Organi­sations­einheit immer durch ein Verbin­dungs­stück mit der Akti­vität verbunden. Organi­sations­einheiten werden häufig nur optional darge­stellt, um kom­plexere Prozesse nicht auf den ersten Blick zu unüber­sichtlich werden zu lassen.

Datenobjekte

EPK Datenobjekt

Datenobjekte enthalten Infor­ma­tionen zur Verar­beitung von Daten, wie bspw. Doku­menten. Sie sind ebenso wie Organi­sations­einheiten an eine Akti­vität ange­hängt. Bei Daten­objekten wird zwischen Infor­mations- und Doku­menten­objekten unter­schieden. Infor­mations­objekte geben an, dass in der be­treffen­den Akti­vität grund­sätzlich Informa­tionen verar­beitet werden, während Doku­menten­objekte sich auf konkret benötigte oder invol­vierte Doku­mente beziehen. Dies können zum Beispiel Formu­lare oder Anträge sein. Infor­mations­objekte sind durch ihre recht­eckige Form und die jeweils am linken und rechten Rand gesetzten senk­rechten Strichen zu erkennen. Doku­menten­objekte hingegen sind an einer Wellen­form im unteren Bereich des Objekts zu erkennen.

Was braucht man zur Modellierung?

Natürlich kann man eine Prozess­kette (EPK), dank der ver­hältnis­mäßig einfachen Nota­tion und den simplen Formen, von Hand zeichnen. Im Ange­sicht einer umfang­reichen Prozess­biblio­thek wird man diesen Ge­danken jedoch schnell ver­werfen müssen. Theore­tisch ist die Um­setzung eines Prozesses in eine EPK auch mit Standard­software, wie bspw. Microsoft Word, möglich. Aller­dings ist auch hier der Zeit­aufwand (vor allem bei kom­plexeren Abläufen) sehr hoch. Für die Model­lierung eines Prozesses in eine EPK wird also eine ent­spre­chende Software­lösung benötigt.

So einfach die Prozess­ketten­darstel­lung in Form einer EPK auch erscheinen mag, die EPK als Prozess­dokumen­tations­methode leidet unter einem grund­sätz­lichen Problem, unter dem alle Model­lierungs­sprachen und die meisten Model­lierungs­lösungen leiden: Korrek­turen und nach­trägliche Anpas­sungen sind auf­wändig. Vor allem bei der initialen Dokumen­tation eines Prozesses werden häufig viele Ände­rungen oder Ergän­zungen hinzu­gefügt, die dann um­ständ­lich einge­pflegt werden müssen. Zudem ist keine der gän­gigen Software­lösungen auf die Gegeben­heiten in Kommu­nen ausge­richtet: Hier gibt es eine viel größere Anzahl an Prozessen, als in den meisten Unter­nehmen. Zusätz­lich unter­liegen diese Prozesse ständigen Ände­rungen durch Gesetz­geber und interne Veränderungs­prozesse.

Diese Probleme wurden in unserer Software­lösung APM-Kommunal bedacht und machen es kommu­nalen Anwen­dern um vieles leichter, ihre Prozesse festzu­halten und voll­automa­tisch als EPK ausgeben zu lassen. Mit einer simplen Tabelle als Ausgangs­punkt werden alle Vorgänge festge­halten, die Objekte gemäß EPK-Regeln zuge­ordnet und die Software erledigt den Rest. Mehr Informa­tionen zur EPK-Darstel­lung in APM-Kommunal finden Sie hier.

Wie geht man am besten vor?

Unabhängig davon, für welche Lösung man sich entschie­den hat, muss man ein Vor­gehen für die Model­lierung fest­legen. Als Grund­lage sollte immer eine einfache Liste aller Ereig­nisse und Vorgänge eines Prozesses dienen. Auf dieser Grund­lage können ebenso BPMN-Model­lierungen vorge­nommen wer­den. Dabei sollte direkt die Benen­nungs­regel beachtet wer­den: Aktivi­täten (aktiv) haben ein Verb am Ende. Ereig­nisse sind wiede­rum passiv formu­liert. Gate­ways können ent­weder als Fragen oder eben­falls passiv als Zustand formu­liert werden (bspw. „Ist das Doku­ment korrekt ausge­füllt?“ oder „Dokument ist fertig“).

Wenn eine Software genutzt wird, bei der aktiv model­liert werden muss, sollten vorab auch Daten­objekte und Organi­sations­einheiten für alle Vorgänge festge­halten werden, denn es ist leichter diese direkt mit­einzu­beziehen.

Sobald die Liste vollständig ist, kann mit dem Model­lieren be­gonnen werden. Da eine EPK grund­sätzlich eine Fluss­richtung von oben nach unten hat, sollte auch so model­liert werden. Je nach Kom­plexi­tät des Prozesses sollte im Zweifels­fall aus­reichend Platz zwischen den Objekten gelassen werden, um auch die Organi­sations­einheiten und Daten­objekte gut abbil­den zu können und das Gesamt­bild nicht zu überladen.

Sollte ein Prozess sich in zwei oder mehr Teil­prozesse auf­teilen, die möglicher­weise parallel zuein­ander laufen, dann empfiehlt es sich diese räum­lich etwas vonein­ander zu trennen. Manche Software­lösungen nehmen dies auto­matisch vor. In jedem Fall sollte darauf geachtet werden, dass die Fluss­richtung nach unten mög­lichst selten durch seit­liche Linien unter­brochen wird und für das Auge ange­nehm zu verfolgen ist.

Ein zusätzlicher Tipp ist die Einfär­bung von Objekten. Beson­ders hilf­reich ist hier­bei das Ein­färben von Objekten nach Zu­ständig­keiten. So können ggf. auch die Organi­sations­einheiten einge­spart werden, was wiede­rum mehr Platz in der EPK schafft. Hierzu müssen bloß einheit­liche Farben für alle Verant­wort­lichen / Zu­ständig­keiten festge­legt werden und die entspre­chenden Felder einge­färbt werden. So ist direkt erkenn­bar, wer wofür inner­halb des Prozesses zustän­dig ist. Sollte ein Prozess voll­ständig in den Zustän­digkeits­bereich einer einzel­nen Person oder eines einzel­nen Bereiches fallen, kann man durch eine einheit­liche Einfär­bung diesen Prozess mar­kieren. So ist auf den ersten Blick erkenn­bar zu welchem Bereich oder Mit­arbei­ter der Prozess gehört.

EPK farbig

Für wen ist EPK interessant?

Die Modellierung von Prozessen mit einer Ereignis­gesteu­erten Prozess­kette lohnt sich in vielen Fällen. Durch die einfache und schnell ver­ständ­liche Visuali­sierung können auch kom­plexere Weg­struk­turen ver­ständ­lich gemacht werden. Bei sehr umfang­reichen Prozessen ist jedoch Vorsicht geboten: ab einem gewissen Punkt wird es unüber­sichtlich. Die kom­plexen Baum­strukturen sind nur noch schwer zurück­zuver­folgen und die Aus­wirkungen von Ände­rungen nicht mehr auf den ersten Blick sichtbar. Hier empfiehlt sich ent­weder das Teilen eines Prozesses oder eine andere Darstellungs­variante. Generell können Sie nach der Regel verfahren, dass eine EPK lesbar auf eine DIN-A4-Seite druckbar sein sollte.

Die EPK ist vor allem für Mit­arbei­ter/in­nen, die Prozesse neu kennen­lernen – bspw. in der Einar­beitung – äußerst hilf­reich, um nicht nur die Vorgänge selbst, sondern auch die damit verbun­dene Ablauf­struktur kennen zu lernen.

Im Optimalfall gibt es in APM-Kommunal die Option zwischen der EPK und anderen Dar­stellungs­formen zu wechseln, so dass je nach Art und Kom­plexi­tät bzw. nach Ver­wendungs­zweck des Prozesses die ange­messene Form indivi­duell gewählt werden kann.

Interessieren Sie sich für die Model­lierung von Prozessen mit der Hilfe von EPKs oder sind Sie auf der Suche nach einer geeig­neten Prozess­manage­ment-Lösung für Ihre Kommune? Sprechen Sie uns jederzeit unverbindlich an.