Was ist eigent­lich Gantt?

13. Sep. 2019 | Projekte

Wie funktioniert ein Gantt-Diagramm und wofür kann man es ein­setzen? Wie lässt sich Gantt in kommu­nalen Projekten ein­setzen? Diese und weitere Fragen beant­worten wir in unserer Reihe „Was ist eigentlich…?“.

Gantt ist ein Balken­diagramm, welches den zeit­lichen Status in einem Projekt dar­stellt. Obwohl das Gantt-Diagramm bereits vor über 100 Jahren durch den Ameri­kaner Henry L. Gantt ent­wickelt wurde, hält es sich in der Projekt­welt nach wie vor – man könnte bei­nahe sagen, es sei eine zeit­lose Darstellung.

Wie ist ein Gantt-Diagramm aufgebaut?

Auf der linken Seite des Dia­gramms befin­det sich üblicher­weise der Projekt­ablauf nach Phasen oder Teil­projekten ge­gliedert. Zwischen dem Projekt­ablauf und der eigent­lichen Gantt-Ansicht ist in der Regel noch eine Spalte für die Dauer der einzel­nen Vorgänge des Ablaufs ange­siedelt. Im größten Teil eines Gantt-Dia­gramms befindet sich die Zeit­achse. Die Spalten der Zeit­achse sind, je nach Skalie­rung, in Stunden, Tage oder Wochen einge­teilt und in den ent­sprechen­den Zeilen befin­den sich Balken, die in ihrer Länge der Dauer eines Arbeits­teils, also eines Vorgangs ent­sprechen. Häufig sind Vorgänge noch zusätz­lich einge­färbt, um bei­spiels­weise be­stimmte Phasen oder Zustän­digkeits­bereiche diffe­ren­zieren zu können. Darüber hinaus gibt es Meilen­stein, die in den meisten Gantt-Darstel­lungen mit einer Raute gekenn­zeichnet sind. Sie mar­kieren einen wich­tigen erreich­ten Fort­schritt inner­halb eines Projekts und haben selbst keine Dauer. Über­geord­nete Vorgänge, „Sammel­vorgänge“ genannt, werden durch Pfeile an Anfang und Ende des Balkens gekenn­zeichnet. Somit ist auf den ersten Blick erkenn­bar, wie weit sich eine Phase auf der zeit­lichen Achse erstreckt, ohne, dass man die einzelnen Unter­vorgänge erst zusammen­rechnen oder verfolgen muss.

Welche Vorteile bietet das Gantt-Diagramm?

Das Gantt-Diagramm ist im Vergleich zu anderen Darstel­lungen, die die zeit­liche Dimen­sion ab­bilden – wie bspw. der Netz­plan –, äußerst über­sicht­lich und je nach Heran­gehens­weise auch leicht zu zeichnen. Man benötigt keine be­stimmten Kennt­nisse oder Nota­tion, um ein Gantt-Dia­gramm ver­stehen zu können. Ein weite­rer Vorteil ist die zeit­liche Skalier­bar­keit eines Gantt-Dia­gramms. Kurze Projekte, in denen in Stunden gerech­net wird, lassen sich ebenso gut ab­bilden wie Lang­zeit­projekte, die auf mehrere Jahre angelegt sind.

Welche Nachteile kann ein Gantt-Diagramm haben?

Viele Gantt-Diagramme be­trach­ten aus­schließ­lich die zeit­liche Ab­folge von Vor­gängen und nicht bei­spiels­weise die genauen Bezie­hungen zwischen den Arbeits­schritten. Zum Bei­spiel die Ant­wort auf die Frage, ob mehrere Arbeits­schritte unbe­dingt nach­einander statt­finden müssen (Ende-Anfang-Bezie­hung), oder gleich­zeitig fertig sein müssen (Ende-Ende-Beziehung).

Natürlich kann es in einem Projekt auch Ver­zöge­rungen geben. In der Folge müsste dann ein Gantt-Dia­gramm auch neu ge­zeichnet werden, da sich einige oder sogar alle Folge­arbeits­schritte ver­schieben können.

Ebenso sind andere Faktoren, wie bei­spiels­weise Kosten, in dieser Dar­stellung nicht be­achtet und machen eine weitere Dar­stellungs­variante nötig, sofern sie über­wacht werden sollen.

Wie lässt sich das Gantt-Dia­gramm in kommu­nalen Projekten einsetzen?

Zunächst eignen sich Gantt-Dia­gramme für jeden, der die zeit­lichen Gegeben­heiten seines Projekts über­sichtlich darge­stellt haben möchte. Durch die einfache Struktur des Dia­gramms findet sich jeder schnell im Gantt-Dia­gramm zurecht – egal ob auf Papier oder dem PC.

Kommunale Projekte erstrecken sich häufig über län­gere Zeit­räume. Daher bietet sich die Betrach­tung in einem Gantt-Dia­gramm in jedem Fall an, da hier­mit schnell ein Über­blick darüber ge­wonnen werden kann, wo man sich zeit­lichen im Projekt befindet. Eben­falls interes­sant ist Betrach­tung bei Projekten die fach­bereichs­über­greifend geführt werden. Fach­bereich B wartet auf die Fertig­stellung eines Projekt­vorgangs von Fach­bereich A. Im Gantt-Dia­gramm kann Fach­bereich B nun sehen, bis wann der Vorgang von Fach­bereich A ange­setzt wurde und wie weit dieser bereits bear­beitet wurde. Fach­bereich B kann nun bei einer (zu erwar­tenden) Abwei­chung vom Plan seine eige­nen Vorgänge neu termi­nieren. Hier­bei sei jedoch darauf hinge­wiesen, dass dies mög­licher­weise auch weitere Vorgänge betrifft, die durch eine weitere Fach­abteilung bear­beitet wer­den oder ander­weitig proble­matisch sind. Dies muss bei der Neu­termi­nierung eines Gantt-Dia­gramms stets beachtet werden.

Das Gantt-Diagramm eignet sich jedoch auch für kleinere kommu­nale Projekte gut, bei denen ge­prüft werden soll, ob sie zeit­lich mach­bar sind. Ein denk­barer Anwen­dungs­fall wäre die spon­tane Organi­sation einer Bürger­versamm­lung. Das Gantt-Dia­gramm zeigt sofort mög­liche Eng­pässe auf und addiert die Plan­zeiten. Da­durch kann man auf einen Blick er­kennen, ob das ge­setzte Datum für die Ver­samm­lung mach­bar ist oder ob man mög­licher­weise später termi­nieren muss.

Gantt liefert also Über­sicht über einen wesent­lichen Bestand­teil eines Projekts, den zeit­lichen Ablauf. Was Gantt nicht leisten kann ist eine Über­sicht über bspw.:

  • Kosten
  • Budget
  • Stakeholder
  • Ressourcen

Hierfür gibt es andere Dar­stellungs­formen, die in weiteren Artikeln unseres Formats „Was ist eigent­lich …?“ vorge­stellt werden.

In unserer Projekt­manage­ment-Lösung APM-Kommunal wer­den diese und weitere Über­sichten zusammen­gebracht. Wechseln Sie ganz einfach die Ansicht: von der Tabelle, mit bspw. einer Res­sour­cen- und Kosten­über­sicht, hin zum Gantt-Dia­gramm oder dem Netz­plan – auf Knopf­druck und ganz ohne Medien­brüche. Dabei ist es voll­kommen egal, ob Sie ein großes Projekt mit mehreren Fach­bereichen planen oder ein kleines fach­bereichs­inter­nes Projekt führen – APM-Kommunal passt sich Ihren An­forde­rungen an und bleibt dabei immer leicht zu bedienen.

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